具体的な利用目的を端的な言葉で表現する必要があります
個人情報保護法では、事業者が収集した個人情報を、どのような事業に利用するのか、具体的に特定するように求めています。これは個人情報を提供する人が、現在のみならず将来にわたっても、安心して提供することができるようにするためです。
「特定」が求められているわけですから、抽象的な表現ではいけません。例えば、以下に挙げる例は、見方によっては様々な利用のされ方に広く解釈されてしまう可能性があるためNGとなります。
- 当社の事業活動に用いるため
- 当社の提供するサービス向上のため
- 当社のマーケティング活動に用いるため
利用目的を決めるときには、自社の業種・業態に応じて、誰にでも分かるように、かつ提供する本人が、利用目的の外縁がわかるように具体的に特定しなければなりません。例えば、以下のようになります。
- ○×事業における商品の発送のため
- 住所、指名、電話番号は名簿として販売するため
- 宛名・伝票印刷、発送などの各サービスを業として行うため、委託された個人情報を取り扱います
なお、利用目的の中には、自社の事業遂行上に関わる目的のほか、第三者へ個人情報を提供することを利用目的とする場合なども含まれるので、注意が必要です。