プライバシーマーク取得の書類審査
書類審査は、申請書類の記載内容などに関して、個人情報保護マネジメントシステムなどの個人情報保護の行動指針を定めた規定類の整備状況、それらの規定に準じた体制整備状況の視点から行われます。具体的には以下の事項が確認されます。
- 個人情報の管理者が指名され、責任と権限の体制が明確に定められているか
- 申請までに年1回以上、個人情報保護マネジメントシステムの周知徹底が成されているか
- 申請までに1回以上、個人情報保護の状況を監査しているか
- 個人情報に関する苦情窓口が設定され、第三者へ明示されているか
- 個人情報について、外部からの不正アクセス、内部からの漏洩に関して措置が講じられているか
- 委託先などへ個人情報が提供される場合は、責任分担や守秘に係る契約を締結しているか
審査に際して疑義が生じた場合は、別途必要な資料の提供を依頼されることもあります。書類審査が終了し是正が完了すると、次は現地審査が行われます。