発注管理における統制活動
仕入先から商品を注文する業務を発注管理といい、企業の購買プロセスの基点となっています。注文した仕入先名、商品の数量、納期等の情報が適切に管理されていないと、「発注のタイミングが遅れて、納品が間に合わない」「必要以上の商品が購入され、廃棄により損失が発生する」「価格が高い物品を購入する」「従業員の個人利用など不適切な購入依頼が行われる」などのリスクが生じます。発注管理は支払いにつながる業務であるため、販売業務と同様に不正やミスが発生しやすい業務といえます。
発注管理業務におけるリスクを低減するための内部統制のポイントは以下のようなものがあります。
| 発注を依頼する部門と実際に発注する部門を分離する。 |
| 仕入先との癒着を防ぐため、発注管理業務の担当者を一定期間で入れ替える。 |
| 購買の際には、複数の業者から見積をとるようにする。 |
| 市況・業界等の情報を収集、整備し活用する。 |
| 新規得意先と取引を行う際には、信用調査会社の利用や仕入先への訪問を行う。 |